Aprobaciones en Google Drive

Validar un documento no debería requerir correos de ida y vuelta ni conversaciones interminables. Con la funcionalidad de Aprobaciones de Google Drive, puedes crear un flujo formal para que un superior, director o cualquier persona autorizada valide tus archivos directamente desde la plataforma. En este tutorial te mostramos, paso a paso, cómo configurarlo y aprovecharlo al máximo.

Crea una solicitud de aprobación

Para iniciar el proceso, abre el archivo que necesitas aprobar y dirígete al menú de compartir. Allí encontrarás la opción Aprobaciones. Desde esta sección podrás:

1. Agregar aprobadores

   Indica quién debe validar el documento: un director, un superior o cualquier persona cuya aprobación sea necesaria.

2. Incluir un mensaje de contexto

   Añade aclaraciones, instrucciones o comentarios importantes para que el aprobador entienda el propósito del documento.

3. Establecer una fecha y hora límite

   Define hasta cuándo debe realizarse la aprobación. Si se supera ese plazo sin respuesta, la solicitud se cancela automáticamente.

Opciones de control del documento

Antes de enviar la solicitud, tienes dos opciones clave para controlar el acceso al archivo durante el proceso:

1. Permitir edición al aprobador

   Si activas esta opción, la persona que aprueba podrá editar el archivo. Si la dejas desactivada, solo podrá revisarlo sin realizar cambios.

2. Bloquear el archivo hasta la aprobación

   Esta opción evita que cualquier persona, incluido el propietario, realice cambios mientras la solicitud esté pendiente. Es ideal para prevenir modificaciones no deseadas o malentendidos entre el momento del envío y la aprobación.

Envío y seguimiento de la solicitud

Al enviar la solicitud, Google Drive te pedirá que otorgues permisos de acceso al aprobador. El permiso mínimo requerido es el de editor, ya que sin acceso al archivo no podrá leerlo ni aprobarlo. Una vez enviada:

1. Estado pendiente

   La solicitud quedará registrada como pendiente en la sección de actividad del archivo, lo que facilita el seguimiento en cualquier momento.

2. Notificación al aprobador

   El aprobador recibirá una notificación en su sección de actividad de Google Drive, indicando que hay un documento esperando su revisión.

Vista del aprobador

Desde la cuenta del aprobador, al abrir la notificación, se cargará la interfaz del documento. Durante la revisión, el aprobador puede:

1. Revisar el documento bloqueado

   El archivo estará bloqueado para edición, pero el aprobador puede leerlo completamente y agregar comentarios si necesita señalar correcciones o cambios.

2. Ver el historial de aprobaciones

   Si el documento ha pasado por aprobaciones anteriores, el aprobador puede consultar ese historial para tener contexto completo.

3. Añadir otros aprobadores

   Es posible agregar más personas al flujo de aprobación si así se requiere.

4. Aprobar con mensaje

   Al dar su aprobación, el aprobador puede incluir un mensaje para el propietario del archivo, como confirmaciones o felicitaciones.

Después de la aprobación

Una vez aprobado el documento, Google Drive registra ese estado de la siguiente manera:

1. Versión aprobada bloqueada

   El archivo queda marcado como versión aprobada y permanece bloqueado para cualquier tipo de edición, tanto para el aprobador como para el propietario.

2. Desbloqueo para nuevos cambios

   Si necesitas realizar modificaciones después de la aprobación, debes desbloquear el archivo manualmente. Sin embargo, cualquier cambio que hagas requerirá iniciar un nuevo flujo de aprobación desde cero.

3. Registro en el historial de versiones

   Todas las aprobaciones quedan registradas en el historial de versiones del documento, lo que te permite hacer un seguimiento completo de cada validación realizada.

Con esta herramienta, gestionar aprobaciones de documentos en Google Drive es un proceso estructurado, trazable y mucho más eficiente.