Etiquetas en Google Drive

Clasificar documentos de forma ordenada y segura es una necesidad real en cualquier organización. Google Drive ofrece las etiquetas como una herramienta para lograrlo: permiten categorizar archivos y, además, aplicar políticas de seguridad de la información de manera precisa y alineada con los lineamientos de la empresa.

¿Qué son las etiquetas en Google Drive?

Las etiquetas son clasificadores que se asignan a los archivos de Google Drive. A diferencia de otras herramientas como Gmail, en Google Drive el usuario final no puede crear etiquetas nuevas: estas deben ser configuradas directamente desde la consola de administración de Google Workspace. Esto garantiza que todas las etiquetas sigan los estándares definidos por la organización.

Las etiquetas tienen una estructura de clave-valor: cuando aplicas una etiqueta a un archivo, estás asociándole una propiedad predefinida, por ejemplo: Confidencialidad = Propiedad intelectual.

Cómo aplicar una etiqueta a un archivo

Aplicar una etiqueta es sencillo. Solo debes seguir estos pasos:

1. Haz clic derecho sobre el archivo al que deseas asignar la etiqueta.
2. En el menú contextual, busca la sección de Etiquetas.
3. Selecciona la etiqueta disponible que corresponda a tu documento. Por ejemplo, puedes elegir la etiqueta de confidencialidad y asignarle el valor Propiedad intelectual.
4. Confirma la aplicación. Una vez guardada, la etiqueta quedará visible en el documento.

Etiquetas dentro del documento

Al abrir un documento que tiene una etiqueta aplicada, podrás verla directamente en la interfaz. Desde allí también puedes cambiarla si es necesario, siempre dentro de las opciones disponibles para tu organización.

Políticas de seguridad asociadas a las etiquetas

Las etiquetas no son solo clasificadores visuales: también pueden activar restricciones de seguridad sobre los archivos. Por ejemplo, cuando un documento tiene la etiqueta de confidencialidad, los usuarios con permisos de lector o editor tendrán limitado el uso de ciertas funcionalidades, como:

1. Copiar el archivo
2. Eliminar el archivo
3. Copiar texto del contenido del documento
4. Compartir el archivo con otras personas

El propietario del archivo mantiene el control total, pero el resto de usuarios verá restringidas estas acciones de acuerdo con la política asociada a la etiqueta.

Con las etiquetas en Google Drive puedes tener un control más granular de los permisos y mantener políticas de seguridad de la información dentro de tu organización de forma fácil, precisa y alineada con los lineamientos corporativos.