Procedimiento
Productos
Traslados Internos
Procedimiento para Traslados Internos de Producto
Importante: Los documentos de traslado deben generarse y permanecer en estado de borrador. Bajo ninguna circunstancia deben confirmarse, ya que esto es fundamental para mantener el control del inventario.
Este documento establece el soporte documental del procedimiento a implementar para la correcta trazabilidad y control de inventarios cuando se realizan traslados internos de productos. Buscamos unificar criterios para que todo el equipo Tumatera esté alineado con los requisitos a tener en cuenta.
La implementación adecuada de este procedimiento garantiza la integridad del inventario, facilita las auditorías y asegura que cada producto trasladado entre tiendas mantenga su trazabilidad completa.
Correo al cual se debe enviar la solicitud de traslado
Todas las solicitudes de traslado interno deben realizarse mediante correo electrónico
Importante: NO se aceptarán solicitudes por otros medios como WhatsApp o llamadas telefónicas. Estos canales pueden usarse para consultas previas, pero la solicitud formal debe realizarse por correo.
Correo de destino para solicitudes
coordinadorti@tumatera.com, inventarios@tumatera.com, despachos@tumatera.com, malory.ochoa@tumatera.comEste es el correo autorizado al que debes enviar todas las solicitudes de traslado. Asegúrate de usar exactamente esta dirección para evitar retrasos en el procesamiento.
Formato de asunto para correo
Este formato estandarizado permite que gestiones de manera eficiente las solicitudes de traslado interno.
Generador de asunto para correo
Vista previa del asunto:
TRASLADO DE MERCANCIA || TIENDA DE ORIGEN A TIENDA DE DESTINO || DOCUMENTO DE ORIGEN
Nota: El formato del asunto es crucial para el seguimiento automático de las solicitudes y para mantener un registro organizado de todos los traslados entre tiendas.
Formato del Cuerpo del Correo
De acuerdo a la confirmación de disponibilidad por "el medio de confirmación", solicito de su amable ayuda con la separación y traslado de las siguientes referencias a "Tienda de destino", acontinuación encontraremos un ejemplo del fomato del cuerpo del correo para facilitar el procesamiento de la solicitud:
Quien envía la solicitud
Para: inventario@tumatera.com
Buen día,
De acuerdo a la confirmación de disponibilidad por "Whatsapp / llamada telefónica", solicito de su amable ayuda con la separación y traslado de las siguientes referencias a "Tienda Cajicá":
Por favor confirmar el recibido, quedo atento/a.
Saludos,
Quien envía la solicitud
Formato de tabla
Incluir siempre la tabla con el formato exacto mostrado para facilitar el procesamiento de la solicitud.
Medio de confirmación
Especificar claramente el medio de confirmación previo para mantener la trazabilidad completa.
Confirmación
Solicitar siempre confirmación de recibido para asegurar que la solicitud ha sido procesada.
Nota: Puedes descargar el formato de tabla haciendo clic en el siguiente enlace: Formato de tabla o en el ícono de descarga ubicado en la barra de compartir de esta página, a la izquierda.
Nota: Recuerda Verifica que la información de la tabla sea precisa, asegurándote de que las tiendas de origen y destino sean correctas, las cantidades y las referencias, y que coincidan con las codificadas en Odoo.
Proceso de Confirmación y Seguimiento
Al recibir la solicitud:
- Quien recibe la solicitud debe confirmar en la línea de correo el recibido de la solicitud.
- Quien recibe la solicitud debe reservar el producto físicamente en la tienda.
- Quien recibe la solicitud debe reservar el producto en el sistema usando el "Documento de origen".
- Quien recibe la solicitud debe verificar que las cantidades coincidan con lo solicitado y generar la reserva en el sistema.
Captura de la reserva en el sistema
Nota importante: En la imagen se observa que las unidades solicitadas ya están reservadas en el sistema. Aunque aún no se han validado ya que no han salido físicamente de la tienda de salida, podemos confirmar que esa cantidad ya no forma parte del stock disponible para la página web o tienda de salida. Además, se cuenta con un número consecutivo que permite identificar la transferencia en el sistema.
CHI
Corresponde a las siglas asignadas al almacén de origen (La tienda de donde se está realizando la salida de inventario)
INT o OUT
Este indicativo corresponde al tipo de operación que se está realizando. (INT → Ingreso / OUT → Salida)
00844
Es el número "consecutivo" de la cantidad de transferencias de ese "tipo" que se han registrado según la tienda de origen.
Despacho y Recepción del Producto
Posterior a la confirmacion por parte del area de inventarios de la reservacion en el sistema se debe proceder al despacho de la unidad o unidades. Se debe confirmar mediante la misma línea de correo de la solicitud, el despacho y con quien se envía el producto.
Para este proceso debes tener en cuenta los siguientes pasos:
Impresión y firmas del documento
El documento debe ser firmado por quien despacha y quien transporta. Ambas firmas son obligatorias para mantener la cadena de responsabilidad.
Importante: Asegúrese de que las firmas sean legibles y que se incluya la fecha y hora de despacho.
Firma de quien despacha
La persona que entrega el producto debe firmar el documento, indicando su nombre completo, cargo y fecha.
Firma de quien transporta
El transportador debe firmar el documento, indicando su nombre completo, número de identificación y fecha de recepción.
Escanear y adjuntar el PDF firmado
Enviar notificación con el documento escaneado a través del mismo hilo de correo para mantener la trazabilidad completa.
Recomendación: Escanee el documento en alta resolución y asegúrese de que todas las firmas y datos sean claramente visibles.
Envío de una copia física del documento
Mantener registro físico de la transferencia para archivo y auditorías futuras. La copia física debe acompañar al producto.
Recomendación: La copia física debe ir firmada por el transportador y quien despacha junto con el producto.
Confirmación de despacho
Enviar correo confirmando el despacho, indicando quién transporta el producto y la hora de salida. Esta confirmación debe realizarse a través del mismo hilo de correo de la solicitud original.
Ejemplo de confirmación de despacho:
Quien recibe el despacho
Para: inventario@tumatera.com
Buen día,
Confirmo el despacho de los productos solicitados según transferencia CHI/INT/00844. El producto ha sido enviado con Juan Pérez (Transportador) a las 14:30 hrs.
Adjunto documento de transferencia firmado.
Saludos,
Quien despacha el producto
Confirmación de recibido
Quien recibe el producto debe confirmar la recepción en la misma línea de correo adjuntando el documento con la firma de quien recibe.
Ejemplo de confirmación de recibido:
Quien recibe el producto
Para: inventario@tumatera.com
Buen día,
Confirmo la recepción de los productos según transferencia CHI/INT/00844. Se ha verificado que las cantidades y referencias coinciden con lo solicitado.
Adjunto documento firmado para completar el proceso.
Saludos,
Quien recibe el producto
Verificación de recepción:
- Verificar que las cantidades coincidan con lo solicitado.
- Revisar el estado físico de los productos.
- Confirmar que las referencias sean correctas.
- Firmar el documento de recepción.
Jonathan Rojas
10 Mar 2025
